Deşi din punct de vedere tehnologic organizaţiile au la dispoziţie din ce în ce mai multe metode pentru a preveni şi descoperi fraudele economico-financiare, informaţiile colectate astfel nu pot reprezenta dovezi legale dacă nu respectă legislaţia în vigoare şi prevederile asupra drepturilor angajaţilor. Evenimentul “Corporate Fraud. Prevention Detection and Legal Actions”, organizat astăzi de Muşat & Asociaţii în parteneriat cu AAM Management Information Consulting, a adus în discuţie necesitatea protejării corporaţiilor împotriva criminalităţii financiare, economice sau informaţionale, în condiţiile în care recesiunea determină creşterea numărului de infracţiuni corporate, iar pierderile medii survenite în urma fraudelor ajung până la 5% din totalul cifrei de afaceri, potrivit unui studiu realizat de Association of Certified Fraud Examiners.
Implementarea unor sisteme IT de monitorizare, fie a traficului pe e-mail, fie a telefoanelor fixe, fie a tranzacţiilor efectuate, reprezintă instrumente ce pot furniza informaţii preţioase pentru iniţierea şi desfăşurarea unei investigaţii interne şi/sau externe.
”Asistenţa legală este esenţială atât pentru a preveni frauda, cât şi pentru a o depista. Companiile trebuie să coreleze mijloacele tehnice de supraveghere cu regulamentul intern al organizaţiei, respectând întru totul prevederile cadrului legislativ aplicabil, şi să informeze angajaţii despre măsurile implementate, pentru a se asigura că pot folosi din punct de vedere legal dovezile obţinute în timpul investigaţiilor interne”, spune Cătălin Băiculescu, Co-Managing Partner Muşat & Asociaţii.
„Sistemele de monitorizare îndeplinesc, de asemenea, şi un rol preventiv în ceea ce priveşte scurgerile de informaţii de business. Cu toate acestea, „veriga slabă” este întotdeauna factorul uman. În ciuda existenţei sistemelor IT de control, există întotdeauna riscul ca aceste sisteme de control să fie eludate de către angajaţi. Astfel, încă din faza de recrutare, susţinerea unor interviuri adecvate împreună cu un investigator de fraude profesionist ajută la eliminarea candidaţilor cu profile cu potenţial de risc. Astfel de interviuri sunt recomandate nu numai în faza de recrutare, dar şi în mod periodic pentru re-evaluarea angajaţilor, în cazul unor schimbări bruşte de comportament al acestora sau în urma unor informaţii confidenţiale („tips”)”, completează Robert Melli, Director al Departamentului de Risk Management Services, CFE (Certified Fraud Examiner), AAM Consulting.
În implementarea unui sistem de monitorizare internă sunt necesare stabilirea scopului monitorizării şi al beneficiilor practice, folosirea celor mai puţin intruzive metode, precum şi implementarea unei politici detaliate, clare şi justificate, ca parte a regulamentului intern, care să fie adusă la cunoştinţa angajaţilor. Chiar şi în condiţiile în care angajaţii sunt informaţi despre măsurile implementate de companie, protejarea datelor personale este esenţială, măsură ce poate fi implementată prin menţinerea unui număr redus de funcţionari însărcinaţi cu monitorizarea, care să respecte clauzele de confidenţialitate aferente, a subliniat în cadrul discuţiilor Cătălin Băiculescu.
Pe de altă parte, atunci când se descoperă abateri, angajatorii trebuie să ţină cont de faptul că nicio sancţiune disciplinară nu poate fi aplicată fără o cercetare prealabilă, în conformitate cu prevederile legale, destul de restrictive în legislaţia românească.
„În situaţia în care paşii legali nu sunt respectaţi întocmai şi compania sanctioneaza salariatul cu încălcarea termenelor şi condiţiilor prevăzute de lege pentru această procedură, aplicarea sancţiunii disciplinare devine uşor de anulat în instanţă”, precizează Ana Maria Plăcintescu, Partner Muşat & Asociaţii şi coordonatoarea practicii de Dreptul Muncii din cadrul firmei. „Este binecunoscut ca deciziile de sancţionare disciplinară, şi îndeosebi deciziile de concediere pe motive disciplinare, sunt de cele mai multe ori contestate în instanţă şi sunt numeroase cazurile în care, deşi angajatorul deţinea probe cu privire la abaterea savârşită de salariat, decizia de sancţionare a acestuia a fost anulată pentru nerespectarea procedurii legale”, a adăugat Ana Maria Plăcintescu. Totodată, angajatorul trebuie să aplice o sancţiune proporţională cu gravitatea faptei săvârşite, ţinând cont de criteriile de individualizare a sancţiunii prevăzute de lege, în caz contrar instanţa putând dispune aplicarea unei sancţiuni disciplinare mai puţin severe. În cazul anulării deciziei de concediere ca fiind netemeinică sau nelegală, nu este de neglijat nici impactul financiar, având în vedere că salariatul este îndreptăţit la plata unei despăgubiri egale cu salariile indexate, majorate şi reactualizate şi cu celelalte drepturi de care ar fi beneficiat.
„Pentru a asigura colectarea tuturor dovezilor necesare pentru a iniţia o acţiune legală în termenul de 30 zile specificat de legislaţia în vigoare, investigaţia trebuie să înceapă imediat ce abaterea este detectată. Reacţia imediată este de maximă importanţă. Dacă respectivul angajat suspectează sau ştie că are loc o investigaţie în ceea ce priveşte abaterea sa, sunt şanse ridicate ca acesta să distruga probele- astfel, cu cât investigaţia începe mai repede, cu atât cresc şansele de a colecta toate probele şi informaţiile necesare, şi pe cât posibil, de a opri potenţiala activitate frauduloasă înainte ca aceasta să se finalizeze (e.g. tranzacţii frauduloase)”, spune Robert Melli.
Pe de altă parte , „pe lângă investigaţia fraudelor existente, un rol important pentru o companie îl joacă prevenirea. O abordare holistică, bazată pe modelarea si optimizarea proceselor şi resurselor firmei, deşi aparent complicată, duce la cele mai sigure rezultate pe termen mediu şi lung, inclusiv în partea de Revenue Assurance”, a declarat Cosmin Marin, Solution Delivery Director, AAM Consulting.
Muşat & Asociaţii deţine o experienţă vastă în implementarea sistemelor de colectare a datelor şi în cazuri complexe de infracţionalitate financiară şi fraudă, incluzând spionaj economic, criminalitate financiar-economică şi informaţională. Expertiza Muşat & Asociaţii în dreptul muncii şi IT este recomandată în mod repetat de prestigioasele publicaţii internaţionale PLC – Which Lawyer?, Chambers Europe şi Legal 500, iar Cătălin Băiculescu şi Ana Maria Plăcintescu sunt recunoscuţi drept specialişti în aceste arii de practică de către respectivele publicaţii.
În completarea echipei, AAM Consulting aduce vasta sa experienţă în furnizarea cu succes de servicii precum revenue management, prevenirea, detectarea şi investigarea fraudelor corporatiste, HR screening, evaluarea riscului de fraudă în cadrul corporaţiilor, analiza de risc a contractelor IT, evaluări ale sistemelor de securitate, managementul riscurilor, compliance review, etc.